Pengolahan Data Elektronik

Pengolahan Data Elektronik

  12:11:00 PM    N

---

Pendekatan dalam pemrosesan data elektronik 

Dalam computer based systems suatu transaksi dapat dimasukkan secara sendiri-sendiri maupun secara kelompok, setelah dimasukkan dapat juga diproses secara langsung maupun kelompok. Agar lebih jelas, akan diuraikan satu persatu mengenai masing-masing sistem tersebut diatas.

Pendekatan Batch Data Entry

Pendekatan ini merupakan pendekatan tradisional dalam pemasukkan data untuk diproses. Pendekatan tersebut pertama kali mengumpulkan data dari berbagai dokumen sumber untuk dibuat kelompok dan kemudian diproses secara berkala per kelompok.

Media yang dapat dipakai untuk mendukung penggunaan pendekatan ini adalah Optical Character Recognition (OCR), Magnetic Ink Character Recognition (MICR), magnetic tapes, magnetic disk, dan Disket.

Pendekatan On-line Data Entry

Pendekatan ini lebih maju dari pendekatan di atas. Pada on-line processing , setiap transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke dalam sistem untuk kemudian diproses. Dalam bidang produksi kita kenal suatu sistem JIT (just in time).

Pada beberapa aplikasi, data yang berkaitan dengan suatu transaksi terlebih dahulu direkam/dicatat pada suatu dokumen sumber untuk kemudian dirubah bentuknya kedalam sistem komputer, tetapi ada juga yang tidak memerlukan adanya dokumen sumber, jadi data sudah langsung berbentuk computer-readable.

Terlihat pada paragraf diatas, bahwa alat yang dapat digunakan untuk mendukung pendekatan ini dibagi menjadi dua kategori, yaitu :

• Peralatan yang digunakan membutuhkan intervensi manusia.
• Peralatan yang digunakan tidak membutuhkan intervensi manusia.

Pada jenis nomor satu, transaksi yang terjadi dicatat pada suatu media, biasanya kertas, kemudian akan langsung dimasukkan kedalam komputer dengan cara diketik melalui keyboard. Proses pemasukkan data ini biasa disebut keyed data entry.

Sedangkan pada jenis nomor dua, tidak diperlukan adanya media lain tetapi data transaksi langsung masuk kedalam komputer dalam bentuk yang sudah dapat dibaca komputer. Contohnya adalah penggunaan barcode, dalam penggunaan barcode ini kita tidak perlu lagi melakukan keying (pemasukkan data) tapi scanner langsung membaca data yang ada dan langsung disimpan dalam media tertentu (disket) menunggu di proses lebih lanjut.

Pendekatan batch data processing

Batch processing meliputi pemrosesan data secara kelompok. Sama dengan proses pemasukkan data secara kelompok, data yang sudah masuk dikumpulkan sampai batas tertentu (bisa dalam kuantitas maupun waktu) kemudian baru diproses.

Secara umum pendekatan batch processing digunakan bersamaan dengan pendekatan batch entry, namun dalam beberapa aplikasi, batch processing digunakan bersamaan dengan pendekatan on-line entry. Pada aplikasi ini data transaksi yang terjadi disimpan dalam suatu tempat sementara sampai jumlah tertentu (atau waktu tertentu) baru kemudian akan diproses.

Pendekatan ini banyak digunakan jika transaksi yang terjadi mempunyai volume yang besar dan bersifat rutin.

Dalam pendekatan ini terdapat dua tipe up-date data, yaitu : sequential (berurut) dan random (acak).

           

Pendekatan on-line processing

Dalam pendekatan ini pemrosesan data akan dilakukan begitu data transaksi muncul. Pendekatan ini digunakan untuk situasi yang bersifat dinamis, dimana informasi yang up-to-date sangat dibutuhkan.

Pendekatan ini juga biasa disebut sebagai sistem pemrosesan interaktif, karena on-line processing umumnya melibatkan interaksi langsung dengan manusia.

Kombinasi yang paling mungkin adalah menggunakan on-line processing dengan on-line data entry.

Dari uraian diatas secara umum terdapat beberapa kombinasi pemrosesan data elektronik yang sering kita temui dalam suatu perusahaan, yaitu :

•  Batch Data Entry ; Batch Processing
• On-line Data Entry ; Batch Processing
• On-line Data Entry ; On-line Processing

PERBANDINGAN UNTUNG RUGI PENGGUNAAN BATCH DAN ON-LINE PROCESSING

	BATCH PROCESSING	ON-LINE PROCESSING
KEUNTUNGAN	Biaya penerapannya relatif murah Menyediakan suatu alat kontrol berupa batch total. Penerapannya lebih efisien melalui pemrosesan secara berurut.	Menyediakan suatu informasi yang up-to-date. Menyediakan suatu proses kontrol lebih awal Meniadakan proses sortir dan pengubahan data.
KERUGIAN	Tidak dapat menyedia- kan informasi yang up-to-date. Harus melakukan sortir dan pengubahan bentuk data. Membutuhkan penanganan untuk mengatur dokumen sumber.	Membutuhkan peralatan yang lebih mahal. Tidak dapat menggunakan batch kontrol.